📚 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI OTMS

🎯 Daftar Isi 1. Pengenalan Sistem 2. Login dan Akses 3. Panduan untuk Karyawan 4. Panduan untuk Admin 5. Panduan untuk Superadmin 6. FAQ 7. Tips dan Trik 8. Troubleshooting 9. Checklist Pengguna Baru 10. Catatan Penting 11. Training & Sertifikasi

🌟 Pengenalan Sistem

Apa itu OTMS?
OTMS (Overtime Management System) adalah sistem manajemen waktu & kehadiran karyawan yang terintegrasi untuk:
  • ✅ Absensi Karyawan
  • 🏖️ Manajemen Cuti
  • 👥 Data Karyawan
  • 📊 Laporan & Analitik
  • ⚙️ Konfigurasi Sistem
Jenis Pengguna OTMS
  1. 👤 Karyawan — Akses data pribadi & fitur absensi/cuti
  2. 👨‍💼 Admin — Akses operasional penuh & approval
  3. 🛡️ Superadmin — Akses penuh & kontrol sistem

🔐 Login dan Akses

Cara Login
Lupa Password
  1. Buka aplikasi OTMS di browser
  2. Masukkan Username & Password
  3. Klik tombol Login
  4. Sistem akan mengarahkan ke dashboard sesuai role
  • Hubungi Administrator untuk reset password
  • Atau gunakan fitur "Ubah Password" jika sudah login

👤 Panduan untuk Karyawan

🏠 Dashboard Karyawan
  • Ringkasan Absensi bulan ini
  • Status Cuti terbaru
  • Notifikasi penting
  • Informasi Profil singkat
⏰ Fitur Kehadiran & Absensi
Menu: Kehadiran & Absensi → Absensi Saya
  • Pilih rentang tanggal & klik Filter
  • Data absensi akan tampil dalam tabel, info: tanggal, jam masuk/keluar, status (Hadir/Terlambat/Sakit), total jam, keterangan overtime.
🏖️ Fitur Manajemen Cuti
Menu: Manajemen Cuti → Ajukan Cuti
  1. Pilih jenis cuti (Periodik/Tahunan/Lainnya)
  2. Tentukan tanggal mulai & selesai
  3. Sistem otomatis hitung jumlah hari
  4. Tulis alasan pengajuan
  5. Klik Simpan
Pending Approved Rejected
Edit/hapus hanya jika status Pending. Klik Detail untuk info lengkap.
🔧 Tools & Utilitas
Menu: Tools & Utilitas → Ubah Password
  1. Masukkan password lama
  2. Masukkan password baru & konfirmasi
  3. Klik Simpan
Tips Password Aman:
  • Minimal 8 karakter, kombinasikan huruf, angka & simbol
  • Jangan gunakan data pribadi

👨‍💼 Panduan untuk Admin

🏠 Dashboard Admin
  • Statistik kehadiran real-time
  • Pending approval cuti
  • Summary departemen & KPI
⏰ Manajemen Kehadiran & Absensi
Menu: Kehadiran & Absensi → Kelola Absensi
  • Filter absensi: departemen, tanggal, karyawan
  • Export data ke Excel/PDF
  • Edit data absensi jika perlu
Import Data Absensi:
  1. Download template Excel
  2. Isi data sesuai format
  3. Upload file Excel
  4. Validasi & konfirmasi import
🏖️ Manajemen Cuti
Menu: Manajemen Cuti → Approval Cuti
  1. Lihat daftar pengajuan pending
  2. Klik Detail untuk info lengkap
  3. Pilih Setuju / Tolak
  4. Tambahkan catatan jika perlu
  5. Konfirmasi keputusan
Menu: Manajemen Cuti → Laporan/Saldo Cuti
  • Statistik & trend cuti
  • Monitor & update saldo cuti
  • History penggunaan cuti
👥 Master Data & Konfigurasi
Data Karyawan:
  • Tambah/edit/import karyawan
  • Set departemen, jabatan, saldo cuti
Departemen & Jabatan:
  • Kelola daftar departemen/jabatan
  • Atur hak akses & aturan cuti
Jadwal Kerja & Lembur:
  • Set jam kerja, hari libur, shift
  • Atur lembur & approval
Kelola Pengguna:
  • Tambah user, edit role, reset password
📊 Laporan & Analitik
  • Dashboard KPI, trend absensi & cuti
  • Export laporan: Excel, PDF, CSV

🛡️ Panduan untuk Superadmin

Fitur Tambahan Superadmin
  • Hak Akses Menu: Konfigurasi menu per role, custom permission
  • Export/Backup Database: Backup lengkap/schedule, restore
  • Quick Backup: Backup cepat & restore point
  • Database Info: Monitor performa & storage

❓ FAQ (Pertanyaan Umum)

🏖️ Tentang Cuti
Q: Berapa lama pengajuan cuti diproses?
A: 1–3 hari kerja, sesuai kebijakan perusahaan.
Q: Bisa mengajukan cuti di hari yang sama?
A: Tergantung jenis cuti & approval atasan langsung.
Q: Bagaimana jika saldo cuti tidak cukup?
A: Sistem otomatis menolak & notifikasi. Hubungi HRD.
⏰ Tentang Absensi
Q: Data absensi tidak muncul?
A: Cek sudah di-import atau hubungi Admin.
Q: Bisa edit absensi sendiri?
A: Tidak. Ajukan koreksi ke Admin/atasan.
🔐 Tentang Sistem
Q: Lupa password?
A: Hubungi Administrator untuk reset password.
Q: Bisa akses dari mobile?
A: Ya, sistem responsive untuk smartphone.

💡 Tips dan Trik

🚀 Efisiensi
  • Bookmark menu favorit di browser
  • Gunakan fitur filter & search untuk pencarian cepat
  • Export data rutin untuk backup personal
📱 Akses Mobile
  • Gunakan Chrome/Safari, aktifkan JavaScript
  • Pakai WiFi untuk upload besar, 4G cukup untuk rutin
🔄 Best Practices
Pengajuan Cuti 
✅ Ajukan minimal H-3, koordinasi dengan tim
❌ Jangan ajukan mendadak tanpa alasan urgent
Manajemen Data 
✅ Update data profil & backup rutin
❌ Jangan share credential & abaikan notifikasi

🔧 Troubleshooting

🐛 Masalah Umum
Login Bermasalah:
  • Cek username/password
  • Clear browser cache
  • Coba browser lain
  • Hubungi Admin jika tetap bermasalah
Data Tidak Muncul:
  • Refresh halaman
  • Cek filter
  • Logout & login ulang
Upload File Gagal:
  • Cek ukuran & format file (.xlsx, .pdf, max 5MB)
  • Cek koneksi internet
📞 Kontak Support
  • User Support: KORLAP PT.MMS
  • Technical Support: KORLAP PT.MMS
  • System Administrator: KORLAP PT.MMS
Jam Operasional Support:
  • Senin-Jumat: 08:00–17:00
  • Sabtu: 08:00–12:00 (emergency)
  • Minggu: Tutup

📝 Catatan Penting

Logo 1

PT. MEGAH MUTIARA SAKTI

SITE: PT. PAMA NUSANTARA PERSADA | SITE BRCB
ALAMAT: Jl. Diponegoro I Gg Sejahtera II, Kec. Tj. Redeb,
Kabupaten Berau, Kalimantan Timur 77315
pt.megahmutiarasakti@gmail.com
Logo 2